Kontakt

Funktionalität der DMS Teams Integration

Connect Project – verknüpfen eines PRO.FILE Projekts mit einem MS Teams Team

  • Ein PRO.FILE Projekt wird mit einem bestehenden MS Teams Team verknüpft – dabei ist es unerheblich, ob und wie viele Strukturen (Ordner, Dateien) es bereits im Team bzw. in PRO.FILE gibt.
  • Bei der nächsten Synchronisation zwischen PRO.FILE und Teams werden alle Kanäle, Ordner und Dateien aus dem Team in das verknüpfte PRO.FILE Projekt geladen.
  • Kanäle werden als Mappen vom Typ „Teams Kanal“ abgebildet – sie sind direkt unter das Projekt verknüpft und bilden die erste Ebene der Projektstruktur.
  • Ordner werden als Mappen vom Typ „Teams Ordner“ abgebildet – sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team.
  • Dateien werden als Dokumente vom Dokumenttyp „Teams“ mit einem einheitlichen Status abgebildet – sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team.
  • Der aktuelle Stand der Datei aus MS Teams wird in PRO.FILE an den Metadatensatz angefügt.
  • Die Bearbeitung der synchronisierten Objekte ist in PRO.FILE eingeschränkt.

Publish – PRO.FILE Objekte werden nach MS Teams synchronisiert

PRO.FILE Projekte, Mappen und Dokumente können nach MS Teams publiziert werden.
Das Publizieren ist die Übergabe der Hoheit von PRO.FILE nach MS Teams und der Start der Synchronisation dieses Objekts zwischen PRO.FILE und MS Teams.

Folgende Grundregel muss beachtet werden: damit ein Dokument oder eine Mappe nach MS Teams publiziert werden kann, muss das Objekt in das diese Mappe oder dieses Dokument verknüpft ist auch nach MS Teams publiziert sein bzw. werden.

Publish Project – Publizieren eines PRO.FILE Projekts nach MS Teams

  • Ein MS Teams Team wird erstellt und mit dem PRO.FILE Projekt verknüpft.
  • Auf Basis eines Vorlage-Teams in MS Teams wird ein neues MS Teams Team erstellt.
  • Derzeit mögliche „Vorlagen“:
  • Teams Reiter (One Note, Planner,…)
  • Erstellen des OneNote (auf Basis einer Vorlage)
  • Default-Besitzer
  • Default-Mitglieder
  • Im PRO.FILE Projekt kann gesteuert werden, welche zusätzlichen Besitzer und/oder Mitglieder zum neuen Team hinzugefügt werden sollen.
  • In PRO.FILE kann im Projekt gesteuert werden, welche Mappen und Dokumente initial in das neu erstellte Team publiziert werden.

Publish Ordner – Publizieren einer Mappe in das verknüpfte Team

  • Eine PRO.FILE Mappe wird in das MS Teams Team, das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist, als „Teams Ordner“ publiziert.
  • Alle in der Mappe enthaltenen Strukturen (Mappen + Dokumente) werden ebenfalls in das MS Teams Team publiziert.

Publish Document – Publizieren eines Dokuments in das verknüpfte Team

  • Ein PRO.FILE Dokument wird in das MS Teams Team das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist publiziert.
  • Dokumente, die nach Teams publiziert sind,
    • können in PRO.FILE nur noch zur Ansicht entnommen werden und
    • können in PRO.FILE nur noch sehr eingeschränkt geändert werden.

Unpublish – die Synchronisation wird aufgehoben

Was einmal publiziert wurde kann auch wieder „entpubliziert“ werden.
Damit hat PRO.FILE wieder die Hoheit über das Objekt und die Synchronisation zu MS Teams wird aufgehoben.

Unpublish Document

  • Die Datei wird ein letztes Mal nach PRO.FILE synchronisiert, damit der letzte Stand in PRO.FILE vorhanden ist.
  • Die Datei in MS Teams wird gelöscht.
  • Das Dokument kann in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet und zum Ändern entnommen werden.

Unpublish „Teams Ordner“

  • Alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, werden „entpubliziert“.
  • Der Ordner in Teams wird mit allen in ihm enthaltenen Ordnern und Dateien gelöscht
  • Die Mappe vom Typ „Teams Ordner“ wird in eine normale Mappe umgewandelt.

Unpublish „Teams Kanal“

  • Alle Ordner und Dateien, die sich im Kanal befinden, werden „entpubliziert.
  • Der Kanal in Teams bleibt erhalten, alle in ihm enthaltenen Ordner und Dateien werden gelöscht.
  • Der Ordner in Sharepoint wird gelöscht.
  • Die Mappe vom Typ „Teams Kanal“ wird in eine normale Mappe umgewandelt.

Unpublish Project – ein PRO.FILE Projekt von MS Teams trennen

  • Die „Scheidung“ erfolgt Bottom Up – alle Dateien, Teams Ordner und Teams Kanals werden „entpubliziert“.
  • Die Verknüpfung zwischen dem PRO.FILE Projekt und dem MS Teams Team wird aufgehoben.
  • Das Team mit all seinen Kanals, Chats,… bleibt in MS Teams erhalten.
  • Alle Dateien und Ordner sind im Team gelöscht und können in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet werden.

direkte Navigation von PRO.FILE Objekten zu den entsprechenden Teams Objekten

  • Die URL des jeweiligen MS Teams Objekts wird in PRO.FILE in den Metadaten abgebildet.
  • Durch Klick auf diese URL kann direkt zum verknüpften MS Teams Objekt „gesprungen“ werden.

OneNote Sicherung

  • Wenn im MS Teams Team ein OneNote existiert, wird dieses regelmäßig in das verknüpfte PRO.FILE Projekt synchronisiert.
  • Das OneNote bleibt auch nach der Trennung des Teams von PRO.FILE in PRO.FILE vorhanden.

regelmäßige Synchronisation zwischen MS Teams und PRO.FILE

  • Änderungen von Strukturen und definierter Metadaten in MS Teams werden regelmäßig nach PRO.FILE synchronisiert.
  • Neu erstellte Kanäle, Ordner und Dateien werden in regelmäßigen Abständen initial nach PRO.FILE geladen und in weiterer Folge ebenfalls regelmäßig synchronisiert.

Sicherungskopien aller MS Teams Dateien in PRO.FILE

  • Bei der initialen Synchronisation einer Datei von MS Teams nach PRO.FILE wird in PRO.FILE ein Metadatensatz für das Dokument erstellt und eine Sicherungskopie der Datei angefügt.
  • Bei jeder weiteren Synchronisation werden Änderungen der Datei nach PRO.FILE gesichert.
  • Damit wird gewährleistet, dass auch im Falle eines Ausfalls von MS Teams oder der Internetverbindung weitergearbeitet werden kann.
  • Außerdem wird sichergestellt, dass das Dokument „im Falle des Falles“ sicher abgelegt und damit verfügbar ist.

MS Teams führt!

  • Änderungen, die in MS Teams vorgenommen werden, werden nach PRO.FILE synchronisiert.
    • Das bedeutet allerdings auch, dass Ordner und Dokumente, die in MS Teams gelöscht werden, in PRO.FILE ebenfalls gelöscht werden (Ordner inklusive aller darin enthaltener Dokumente).
  • Änderungen an Metadaten auf PRO.FILE Objekten, die zu MS Teams synchronisiert sind, sind unterbunden.
  • Einzig mit der Funktion „publish“ kann in PRO.FILE getriggert werden, dass Objekte nach MS Teams kommen – aber danach hat MS Teams die Hoheit über diese Objekte.

ausgeklügeltes Sicherheitskonzept in PRO.FILE

  • PRO.FILE Objekte, die zu MS Teams synchronisiert sind, dürfen in PRO.FILE nicht bzw. nur sehr eingeschränkt bearbeitet werden.
  • Dokumente können in PRO.FILE nur zur Ansicht entnommen werden – nicht aber zur Änderung!
  • Publish und Unpublish von Objekten darf nur von bestimmten berechtigten Benutzern bzw. Gruppen durchgeführt werden.

viele Freiheitsgrade im Berechtigungskonzept

  • Das Berechtigungskonzept in PRO.FILE ist völlig unabhängig vom Berechtigungskonzept in MS Teams:
    • Unabhängig vom Status in PRO.FILE können in Teams alle Dokumente von den jeweiligen Team-Mitgliedern gesehen bzw. geändert werden.
    • Unabhängig von den Teams Mitgliedern können in PRO.FILE alle Dokumente von den PRO.FILE Usern gesehen werden.
  • Damit ist gewährleistet, dass sich die jeweiligen Berechtigungskonzepte nicht gegenseitig behindern und die produktive Arbeit damit erschwert wird.

Konfigurierbarkeit

  • Die Integration zwischen PRO.FILE und MS Teams kann in weiten Bereichen nach Ihren Wünschen konfiguriert und erweitert werden.
  • Somit kann die Integration ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.
  • Was in welchem Umfang für Ihr Unternehmen notwendig ist und welche zusätzlichen Anforderungen für Sie umgesetzt werden sollen und können, erarbeiten wir sehr gerne mit Ihnen gemeinsam!

Bis hierher gekommen und noch immer neugierig?
Kontaktieren Sie uns einfach!